Bokföring: grunden för ett tryggt och lönsamt företag

Bokföring är mer än ett lagkrav. När den används på rätt sätt blir den som en karta över företagets ekonomi. Den visar vart pengarna kommer ifrån, vart de tar vägen och hur verksamheten mår. Med ordning i ekonomin blir det enklare att fatta kloka beslut, sova gott om natten och växa i lagom takt.

En tydlig, enkel och löpande ekonomihantering sparar både tid och energi. Samtidigt minskar risken för obehagliga överraskningar från Skatteverket eller från banken. Därför tjänar både små och stora företag på att se bokföring som ett verktyg inte bara som en skyldighet.

Vad är bokföring och varför är den så viktig?

Bokföring handlar om att löpande registrera alla ekonomiska händelser i företaget. Det kan vara:

• försäljning till kunder
• inköp från leverantörer
• löner och arbetsgivaravgifter
• moms, skatter och avgifter
• räntor, avskrivningar och andra kostnader

Syftet är att ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning. När varje kvitto, faktura och betalning hamnar på rätt plats går det snabbt att svara på frågor som:

• Tjänar företaget faktiskt pengar?
• Finns det utrymme att anställa eller investera?
• Behöver priser höjas eller kostnader minskas?

En välskött bokföring är också grunden för:

• bokslut och årsredovisning
• momsdeklaration och arbetsgivardeklaration
• inkomstdeklaration för både företag och ägare
• dialog med banken vid lån eller leasing

När siffrorna stämmer blir ekonomin mindre stressig. Företagaren slipper gissa och kan istället fatta beslut på fakta.

Från kvitto till färdigt bokslut – så hänger allt ihop

Många ser bokföring som en enda stor klump av papper, datum och förkortningar. I praktiken består arbetet av några återkommande delar som hänger ihop över året. När varje steg fungerar blir resten betydligt enklare.

En vanlig struktur ser ut så här:

1. Löpande hantering av underlag
Kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor och kontoutdrag samlas in och registreras. I dag sker det ofta digitalt genom system som Fortnox, där kvitton kan fotas direkt i en app.

2. Avstämning varje månad
Bankkonton, skattekonton, kundfordringar och leverantörsskulder stäms av mot bokföringen. På så sätt upptäcks fel i tid, innan de växer.

3. Moms och löner
Momsdeklaration och arbetsgivardeklaration lämnas in varje månad eller kvartal. Lönespecifikationer tas fram, löner betalas ut och skatter förs över till Skatteverket.

4. Bokslut och årsredovisning
Vid räkenskapsårets slut sammanställs allt. Intäkter och kostnader periodiseras, avskrivningar görs och resultatet räknas fram. För aktiebolag blir resultatet en årsredovisning som skickas till Bolagsverket.

5. Deklaration
Slutligen används bokslutet som underlag för företagets och ibland även ägarens deklaration.

Varje del bygger på den föregående. Om den löpande bokföringen sköts noggrant blir bokslut och deklaration både snabbare och säkrare. Omvänt innebär slarv under året ofta extra kostnader, merarbete och större risk för fel.

Digital bokföring som förenklar vardagen

Digitaliseringen har förändrat hur företag kan arbeta med bokföring. I stället för pärmar, pappershögar och utskrifter går mycket att sköta direkt i mobilen eller på datorn. Det sparar tid och minskar risken för borttappade underlag.

Några exempel på hur digitala verktyg förenklar:

• Kvitton fotograferas direkt vid köp och hamnar automatiskt i ekonomisystemet.
• Leverantörsfakturor skannas och tolkas, och företagaren behöver bara attestera innan betalfil skapas.
• Kundfakturor kan skickas från både app och webb, med automatisk uppföljning av inbetalningar och påminnelser.
• Rapportering av löneavvikelser kan ske via webben, och lönebesked distribueras digitalt.

När allt sker i samma system blir flödet från kvitto till rapport betydligt smidigare. Företagaren kan följa resultat och kassaflöde i realtid istället för att vänta på en pärm med utskrifter.

Det digitala arbetssättet gör också samarbetet med en redovisningskonsult mer flexibelt. Vissa vill lämna över nästan allt, andra vill sköta fakturering själva men få hjälp med avstämningar, moms och bokslut. En bra byrå anpassar upplägget efter företagets behov och kunskapsnivå.

När lönar det sig att ta hjälp med bokföringen?

Många företagare börjar med att göra bokföringen själv, till exempel i ett enklare program. I starten kan det vara ett rimligt val, särskilt om verksamheten är liten och antalet transaktioner få. Men ju mer företaget växer, desto större blir nyttan av professionell hjälp.

Tecken på att det är dags att ta hjälp kan vara:

• bokföringen skjuts ständigt upp till ”senare”
• osäkerhet kring moms, löner eller regeländringar
• oro inför bokslut, årsredovisning eller deklaration
• mer tid går åt till papper än till kunder och försäljning

En kompetent redovisningsbyrå gör mer än att bara registrera verifikationer. Den kan förklara vad siffrorna betyder, peka på svaga och starka punkter i verksamheten och hjälpa företaget att planera framåt. Målet är inte bara ordning i pärmarna, utan ett företag som står stadigt ekonomiskt.

För företag som vill ha en jordnära partner, som arbetar strukturerat med löpande bokföring, bokslut, deklarationer, löner och fakturaflöden, kan Inlandets Ekonomiservice vara ett bra alternativ. Genom ett flexibelt arbetssätt, gärna med Fortnox som grund, hjälper de företag att få en tryggare och mer lättöverskådlig ekonomi. Mer information finns på inlandetsekonomiservice.se eller genom att kontakta Inlandets Ekonomiservice direkt.